Zoom Workplace de A à Z - Un cours complet pour les organisations communautaires

Dans ce premier module, vous commencerez à découvrir Zoom Workplace comme quelque chose de plus large qu’une simple plateforme de visioconférence.

Une réunion peut n’être qu’une étape d’un processus collectif.

Avant la rencontre, vous pouvez avoir besoin de préparer des informations, organiser les horaires ou partager une invitation. Pendant la réunion, vous pouvez échanger, travailler en petits groupes, partager des ressources ou recueillir des opinions. Et lorsque la réunion se termine, il peut être nécessaire de poursuivre une conversation, envoyer des ressources ou assurer le suivi des accords.

Zoom Workplace réunit différents outils qui peuvent vous accompagner dans ces différentes étapes.

Vous commencerez également à explorer une idée qui sera présente tout au long du cours : l’autonomie numérique.

Il ne s’agit pas seulement de savoir utiliser un outil. Il s’agit aussi de comprendre ce qu’il permet de faire, de décider quand il est réellement utile et de l’adapter aux besoins de votre organisation, de votre groupe ou de votre communauté.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• comprendre ce qu’est Zoom Workplace ;

• reconnaître que Zoom propose des outils qui vont au-delà des visioconférences ;

• identifier différentes manières de l’utiliser dans des processus communautaires ;

• reconnaître comment il peut soutenir la communication et l’organisation collective ;

• commencer à relier l’utilisation des outils numériques à l’autonomie ;

• identifier des situations dans votre propre travail où Zoom Workplace pourrait être utile.

L’objectif de cette première étape est de commencer à voir Zoom non seulement comme le lieu où se déroule une réunion, mais comme un espace capable d’accompagner tout un processus de collaboration.

Lorsque vous entrez pour la première fois dans une plateforme numérique, vous pouvez rencontrer de nombreux boutons, menus et fonctionnalités.

Dans ce module, vous commencerez à reconnaître l’organisation générale de Zoom Workplace.

Vous pouvez l’imaginer comme une maison numérique composée de différentes pièces.

Une pièce peut être consacrée aux réunions.

Une autre peut servir à poursuivre les conversations.

Une autre peut vous aider à organiser votre calendrier.

Et d’autres encore peuvent contenir des outils de collaboration, vos paramètres personnels et des ressources supplémentaires.

Vous apprendrez à reconnaître ces différents espaces sans avoir besoin de mémoriser chaque élément de la plateforme.

Vous découvrirez également que l’apparence de Zoom peut varier selon l’appareil utilisé, le type de compte, la langue, l’organisation ou les mises à jour de la plateforme.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• reconnaître les principaux espaces de Zoom Workplace ;

• comprendre à quoi servent ses différentes sections ;

• naviguer dans la plateforme avec davantage de confiance ;

• reconnaître que certaines fonctionnalités peuvent varier selon votre compte ou votre appareil ;

• localiser les outils de base même lorsque l’interface change ;

• commencer à explorer Zoom sans avoir l’impression de devoir connaître toutes ses fonctionnalités.

L’objectif n’est pas de mémoriser un écran.

Il s’agit de comprendre la logique de l’espace afin de pouvoir continuer à l’utiliser même lorsque certains éléments évoluent.

Une bonne expérience sur Zoom peut commencer avant même le début de la réunion.

Dans ce module, vous préparerez votre compte et examinerez certains réglages qui peuvent vous aider à vous sentir plus à l’aise lorsque vous participez.

Vous apprendrez à vous connecter à Zoom Workplace, à consulter votre profil et à personnaliser certains éléments, comme votre nom d’affichage.

Vous explorerez également les réglages liés à la langue, aux notifications et à d’autres aspects de votre compte.

Une partie importante de ce module sera consacrée à l’audio et à la vidéo.

Vous apprendrez à vérifier votre microphone, vos haut-parleurs et votre caméra avant une réunion afin d’identifier d’éventuels problèmes à l’avance.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• vous connecter à Zoom Workplace ;

• consulter et personnaliser votre profil ;

• configurer votre nom d’affichage ;

• examiner certaines préférences personnelles ;

• tester votre microphone et vos haut-parleurs ;

• vérifier votre caméra ;

• effectuer quelques vérifications simples avant une réunion ;

• vous préparer à rejoindre une rencontre avec davantage de sérénité.

Votre profil et vos réglages font également partie de votre présence numérique.

Les préparer à l’avance peut vous aider à vous concentrer moins sur les difficultés techniques et davantage sur les personnes et la conversation.

Toutes les réunions n’ont pas le même objectif.

Parfois, vous avez besoin de parler avec quelqu’un immédiatement.

D’autres fois, vous organisez un atelier pour la semaine suivante.

Et dans certains processus, vous savez déjà que le groupe se réunira chaque mois pendant toute l’année.

Dans ce module, vous apprendrez à distinguer différents types de réunions et à choisir celui qui répond le mieux à chaque situation.

Vous découvrirez les réunions instantanées, les réunions programmées et les réunions récurrentes.

Vous découvrirez également qu’organiser une réunion ne consiste pas seulement à créer un lien.

Un titre clair, une date et une heure compréhensibles, suffisamment d’informations et une invitation bien préparée peuvent aider les personnes à savoir à quoi s’attendre et à mieux organiser leur temps.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• lancer une réunion instantanée ;

• programmer une réunion à l’avance ;

• créer des réunions récurrentes ;

• choisir le type de réunion en fonction du processus ;

• utiliser des titres clairs ;

• préparer les informations essentielles d’une rencontre ;

• partager des invitations avec suffisamment de contexte ;

• organiser des réunions de manière plus claire pour les personnes participantes.

Choisir le bon format est aussi une manière de respecter le temps du groupe.

Lorsqu’une réunion commence, vous n’avez pas besoin de connaître toutes les fonctionnalités disponibles pour pouvoir participer.

Dans ce module, vous apprendrez à utiliser les commandes essentielles dont vous aurez probablement le plus souvent besoin.

Vous découvrirez comment activer et désactiver votre microphone et votre caméra, consulter la liste des personnes participantes, utiliser le chat, partager votre écran, utiliser les réactions et accéder à des options supplémentaires.

Vous apprendrez également à quitter correctement une réunion.

Une partie importante de ce module sera consacrée au partage d’écran.

Vous apprendrez à décider ce que vous souhaitez montrer et à vérifier quelles informations peuvent être visibles sur votre appareil avant de partager votre écran.

Vous réfléchirez également à un point important : participer ne signifie pas nécessairement garder sa caméra allumée.

Les personnes peuvent se connecter depuis des contextes différents, avec des connexions Internet différentes et des besoins particuliers.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• contrôler votre microphone ;

• activer ou désactiver votre caméra ;

• voir qui participe à une réunion ;

• utiliser le chat ;

• partager votre écran ;

• utiliser les réactions ;

• reconnaître les options supplémentaires ;

• quitter correctement une réunion ;

• partager du contenu tout en protégeant votre vie privée ;

• reconnaître différentes manières valides de participer.

Vous n’avez pas besoin de maîtriser toutes les fonctionnalités de Zoom.

Ce qui compte, c’est de connaître les outils qui vous permettent de participer de manière confortable et sûre.

Une réunion ne doit pas nécessairement reposer sur une seule personne qui parle pendant que toutes les autres écoutent.

Zoom propose différents outils qui peuvent ouvrir d’autres formes de participation.

Dans ce module, vous découvrirez des ressources telles que les sondages, le tableau blanc, les salles de répartition, les annotations, les réactions et le chat.

Ces outils peuvent permettre aux personnes de participer en parlant, en écrivant, en votant, en réagissant, en construisant des idées ou en travaillant en petits groupes.

Mais vous apprendrez également quelque chose d’essentiel : une réunion n’a pas besoin d’utiliser tous les outils disponibles.

Ajouter davantage de fonctionnalités ne signifie pas toujours améliorer la participation.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• reconnaître différents outils de participation ;

• utiliser des sondages pour recueillir des opinions ou des réponses ;

• explorer le tableau blanc comme espace de construction collective ;

• organiser des salles de répartition pour travailler en petits groupes ;

• utiliser les annotations lorsqu’elles sont utiles ;

• intégrer les réactions et le chat ;

• proposer différentes manières de participer ;

• choisir les outils en fonction de l’objectif de l’activité.

La question la plus importante ne sera pas :

« Quel outil puis-je utiliser ? »

Mais plutôt :

« De quoi ce groupe a-t-il besoin pour mieux participer ? »

La technologie prend tout son sens lorsqu’elle répond à cette question.

Un espace numérique a lui aussi besoin d’accords, de limites et de pratiques de soin.

Dans ce module, vous apprendrez à utiliser différents outils de sécurité de Zoom afin de protéger vos réunions et de garder davantage de contrôle sur ce qui s’y déroule.

Vous découvrirez la salle d’attente, les codes d’accès, les options permettant de contrôler qui peut partager son écran ainsi que les outils de gestion des microphones et des personnes participantes.

Vous apprendrez également ce que vous pouvez faire si une personne interrompt ou perturbe une réunion et comment verrouiller l’accès lorsque cela est nécessaire.

Vous explorerez également les options liées à l’enregistrement.

Enregistrer une réunion signifie conserver la voix, l’image et les informations d’autres personnes. Il est donc important d’indiquer clairement lorsqu’une réunion est enregistrée et de préciser comment cet enregistrement sera utilisé.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• utiliser la salle d’attente ;

• configurer des codes d’accès ;

• contrôler qui peut partager son écran ;

• gérer certaines fonctions des personnes participantes ;

• retirer une personne lorsque cela est nécessaire ;

• verrouiller une réunion ;

• gérer les options d’enregistrement ;

• informer clairement les personnes lorsqu’une réunion sera enregistrée ;

• établir des règles de participation de base ;

• relier la sécurité numérique au soin collectif.

Protéger une rencontre ne signifie pas en faire un espace fondé sur la méfiance.

Cela signifie créer des conditions dans lesquelles les personnes peuvent participer avec davantage de sérénité, de clarté et de respect.

Le travail collectif ne commence pas lorsque la caméra s’allume et ne se termine pas lorsque la réunion prend fin.

Entre deux rencontres, nous avons également besoin de communiquer, de partager des informations et d’assurer le suivi des accords.

Dans ce module, vous découvrirez Team Chat, les messages directs et les canaux de discussion au sein de Zoom Workplace.

Vous pourrez utiliser ces espaces pour partager des ressources, répondre à des questions, envoyer des rappels, communiquer des informations ou poursuivre des conversations qui ne nécessitent pas une nouvelle réunion.

Vous réfléchirez également aux situations dans lesquelles il est préférable d’envoyer un message et à celles qui nécessitent une conversation en temps réel.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• reconnaître Team Chat dans Zoom Workplace ;

• utiliser les messages directs ;

• participer à des canaux de discussion ;

• partager des informations entre les réunions ;

• envoyer des rappels et des ressources ;

• assurer le suivi de certains accords ;

• distinguer les situations où le chat suffit de celles qui nécessitent une réunion ;

• réduire les réunions inutiles grâce à d’autres formes de communication.

Toutes les questions ne nécessitent pas une visioconférence.

Choisir le bon canal de communication peut aussi contribuer à réduire la charge de travail et à respecter le temps des personnes.

Une réunion occupe également du temps dans la vie des personnes.

Dans ce module, vous travaillerez avec des outils qui peuvent vous aider à mieux organiser vos rencontres et à visualiser vos engagements.

Vous explorerez le calendrier et apprendrez comment il peut vous aider à planifier vos réunions, vous souvenir des activités et éviter les conflits d’horaires.

Vous découvrirez également les intégrations avec des outils comme Google Calendar, qui peuvent faciliter la programmation des réunions et le partage des invitations.

Mais un calendrier peut vous montrer bien plus que des dates.

Il peut aussi vous aider à remarquer lorsque vous avez trop de réunions, lorsque plusieurs activités sont trop rapprochées ou lorsqu’il peut être utile de laisser davantage d’espace entre deux engagements.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• utiliser un calendrier pour organiser vos réunions ;

• visualiser vos prochains engagements ;

• réduire les oublis et les conflits d’horaires ;

• intégrer Zoom à des outils de calendrier lorsque cela est pertinent ;

• partager plus facilement des invitations ;

• mieux organiser la préparation de vos rencontres ;

• observer la quantité et la fréquence des réunions dans votre calendrier ;

• commencer à construire un rythme de travail plus durable.

Organiser le temps ne consiste pas seulement à faire entrer toutes les activités dans le calendrier.

Cela signifie aussi reconnaître ce que vous pouvez réellement soutenir et le temps dont les processus et les personnes ont véritablement besoin.

Vous êtes arrivée ou arrivé au dernier module de ce parcours.

Vous connaissez désormais différents outils pour organiser, participer, collaborer, communiquer et protéger vos réunions.

Il est maintenant temps de réunir tous ces apprentissages autour d’une question :

Comment créer des rencontres numériques dans lesquelles les personnes peuvent réellement être présentes, participer et se sentir pleinement intégrées au processus ?

Dans ce module, vous travaillerez sur la facilitation.

Vous découvrirez l’importance de commencer une réunion en expliquant clairement son objectif, ce qui va se passer et les différentes manières dont les personnes peuvent participer.

Vous réfléchirez également au rythme de la rencontre, à la quantité d’informations partagées et à la nécessité d’éviter les réunions surchargées.

Vous explorerez les questions d’accessibilité, la préparation en amont et les différentes façons de conclure une réunion avec des accords et des prochaines étapes claires.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• commencer une réunion avec un objectif clair ;

• expliquer comment les personnes peuvent participer ;

• utiliser différents outils sans surcharger la rencontre ;

• prendre soin du rythme d’une réunion ;

• intégrer des considérations d’accessibilité ;

• préparer à l’avance les aspects techniques et organisationnels ;

• faciliter des espaces plus clairs et plus accueillants ;

• conclure une réunion avec des accords ou des prochaines étapes ;

• utiliser la technologie de manière plus intentionnelle pendant la facilitation.

Une plateforme peut proposer de nombreuses fonctionnalités.

Mais aucun outil ne peut remplacer l’écoute, la clarté, le respect ou l’attention portée aux personnes.

La technologie est particulièrement utile lorsqu’elle contribue à renforcer ces conditions.