Google Sheets pour l'organisation communautaire

Dans ce premier module, vous découvrirez ce qu’est Google Sheets et comment il peut vous aider dans des situations concrètes.

Imaginez Sheets comme un grand carnet numérique dans lequel vous pouvez organiser des noms, des dates, des montants, des tâches, des listes de présence, des inventaires, des réponses à des enquêtes, des budgets et de nombreux autres types d’informations.

La différence est que ce carnet peut vous aider à organiser de grandes quantités de données, effectuer automatiquement des calculs et permettre à plusieurs personnes de travailler dans un même fichier.

Vous explorerez différentes manières de l’utiliser dans votre organisation, votre projet, votre communauté ou même dans la gestion de votre foyer.

Vous ferez également vos premiers pas avec l’outil : vous ouvrirez Google Sheets, créerez une feuille de calcul, découvrirez les cellules, les lignes et les colonnes, saisirez votre première information et donnerez un nom à votre fichier.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• comprendre ce qu’est Google Sheets et à quoi il peut vous servir ;

• reconnaître différentes façons de l’utiliser dans le travail communautaire ;

• identifier des informations que vous pourriez organiser dans une feuille de calcul ;

• accéder à Google Sheets ;

• créer une nouvelle feuille de calcul ;

• saisir vos premières données ;

• nommer et enregistrer votre fichier.

Comme première réflexion, vous commencerez à identifier une liste, un budget, un registre ou une tâche de votre propre réalité que vous aimeriez organiser au cours de ce parcours.

Maintenant que vous avez commencé à utiliser Google Sheets, il est temps de mieux connaître l’espace dans lequel vous allez travailler.

Vous pouvez imaginer ce module comme l’entrée dans une nouvelle cuisine. Au début, vous ne savez peut-être pas où se trouvent les ustensiles, les ingrédients ou les différents tiroirs. Mais une fois que vous connaissez l’espace, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous souhaitez créer.

Google Sheets fonctionne de manière similaire.

Dans ce module, vous découvrirez la grille, les lignes, les colonnes et les cellules. Vous apprendrez que chaque cellule possède sa propre adresse, comme A1, B3 ou D10, ce qui vous permet de la localiser avec précision.

Vous explorerez également la barre de menus, la barre d’outils, la zone de nom et la barre de formule.

Vous apprendrez à vous déplacer dans une feuille de calcul avec la souris et le clavier et découvrirez qu’un même fichier peut contenir plusieurs feuilles pour organiser différentes parties d’un projet.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• reconnaître les principales parties de Google Sheets ;

• distinguer les lignes, les colonnes et les cellules ;

• comprendre les adresses des cellules ;

• utiliser la zone de nom et la barre de formule ;

• reconnaître les principaux outils et menus ;

• naviguer dans une feuille de calcul avec davantage de confiance ;

• créer et renommer différentes feuilles dans un même fichier ;

• reconnaître lorsque votre travail a été enregistré automatiquement.

Petit à petit, cet espace vous semblera moins inconnu et vous commencerez à vous sentir plus à l’aise pour vous y déplacer.

Disposer d’informations est important. Mais les organiser de manière à ce que vous et d’autres personnes puissiez les comprendre facilement est encore plus utile.

Dans ce module, vous commencerez à travailler directement avec différents types de données : textes, noms, nombres, dates, quantités et montants.

Vous apprendrez à sélectionner des cellules, des lignes et des colonnes, à ajouter ou supprimer des espaces, à copier et déplacer des informations et à ajuster la taille des lignes et des colonnes selon ce que vous souhaitez afficher.

Vous apprendrez également à utiliser l’apparence d’une feuille de calcul pour mieux communiquer l’information.

Vous pourrez appliquer des formats aux dates, aux nombres et aux devises, utiliser des titres et des en-têtes et travailler avec les bordures, l’alignement, les couleurs et le renvoi à la ligne.

L’objectif n’est pas de décorer une feuille. Il s’agit de rendre l’information facile à lire, à comprendre et à utiliser.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• saisir et modifier différents types d’informations ;

• sélectionner des cellules, des plages, des lignes et des colonnes ;

• ajouter et supprimer des lignes ou des colonnes ;

• copier, couper, coller et déplacer des informations ;

• ajuster la taille des lignes et des colonnes ;

• organiser les textes longs dans les cellules ;

• appliquer des formats de date, de nombre et de devise ;

• utiliser les couleurs, les bordures et l’alignement avec intention ;

• construire un tableau clair et compréhensible.

Pendant l’activité pratique, vous créerez un registre de dépenses mensuelles, en transformant des informations simples en un tableau organisé qu’une autre personne pourra comprendre sans avoir besoin de longues explications.

Dans ce module, vous découvrirez l’une des fonctions les plus utiles de Google Sheets : effectuer automatiquement des calculs.

Une formule n’a pas besoin d’être compliquée. Il s’agit simplement d’une instruction que vous donnez à la feuille de calcul afin qu’elle effectue un calcul pour vous.

Vous apprendrez à utiliser les adresses des cellules dans vos calculs afin que les résultats puissent se mettre à jour automatiquement lorsque les informations changent.

Vous commencerez par des opérations simples d’addition, de soustraction, de multiplication et de division.

Vous découvrirez ensuite plusieurs fonctions essentielles :

SUM pour additionner des valeurs.

AVERAGE pour calculer des moyennes.

COUNT pour compter les cellules contenant des nombres.

COUNTA pour compter les cellules contenant des informations.

MAX pour identifier la valeur la plus élevée.

MIN pour identifier la valeur la plus faible.

Vous apprendrez également à travailler avec des plages de cellules et à copier des formules afin d’effectuer le même calcul sur plusieurs lignes.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• comprendre ce qu’est une formule ;

• utiliser des références de cellules dans vos calculs ;

• effectuer des opérations mathématiques de base ;

• utiliser les fonctions essentielles de Google Sheets ;

• travailler avec des plages de données ;

• copier des formules dans différents registres ;

• reconnaître certaines erreurs courantes ;

• vérifier et corriger des formules ;

• créer des calculs qui se mettent à jour lorsque les données changent.

Pendant l’activité pratique, vous construirez un budget mensuel capable de calculer automatiquement les revenus, les dépenses, les totaux et les soldes.

Vous commencerez ainsi à passer de la simple saisie d’informations à la possibilité de faire travailler ces informations pour vous.

Travailler avec dix enregistrements peut être simple. Mais que se passe-t-il lorsque vous en avez cent, deux cents ou beaucoup plus ?

À mesure que la quantité d’informations augmente, vous avez besoin de nouveaux outils pour trouver rapidement ce que vous recherchez.

Dans ce module, vous apprendrez à trier les données par ordre alphabétique, par montant ou par date.

Vous apprendrez également à utiliser des filtres pour afficher uniquement les informations dont vous avez besoin à un moment donné, sans supprimer les autres données.

Par exemple, vous pouvez avoir une longue liste de participantes et participants et vouloir afficher uniquement les personnes appartenant à une communauté particulière, celles qui ont participé à une activité spécifique ou celles qui ont encore une tâche en attente.

Vous découvrirez également des outils permettant de garder certains en-têtes visibles lorsque vous parcourez un long tableau, de trouver des informations précises et de remplacer des données répétées lorsqu’une correction est nécessaire.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• trier les informations par ordre alphabétique ;

• organiser les nombres du plus petit au plus grand ou du plus grand au plus petit ;

• trier les enregistrements par date ;

• maintenir ensemble les différentes informations d’un même enregistrement ;

• créer et supprimer des filtres ;

• afficher uniquement les données répondant à certaines conditions ;

• combiner différents critères de filtrage ;

• garder visibles les lignes ou colonnes importantes ;

• trouver rapidement des informations dans une feuille de calcul ;

• utiliser Rechercher et remplacer pour corriger des informations répétées.

Pendant l’activité pratique, vous travaillerez avec une liste de participantes et participants à un atelier, en utilisant différents outils pour localiser et organiser les informations plus rapidement.

Le travail communautaire se réalise rarement seul.

De nombreux projets impliquent des coordinatrices et coordinateurs, des membres d’équipe, des bénévoles, des responsables d’activités, des personnes chargées de l’administration et des participantes et participants qui peuvent se trouver dans différents lieux.

Dans ce module, vous découvrirez comment Google Sheets peut devenir un véritable espace de travail collectif.

Vous apprendrez à partager une feuille de calcul et à décider de ce que chaque personne peut faire dans le fichier.

Vous pourrez attribuer différents niveaux d’accès :

Lecteur, lorsqu’une personne a seulement besoin de consulter les informations.

Commentateur, lorsqu’elle doit laisser des observations sans modifier directement les données.

Éditeur, lorsqu’elle doit travailler dans la feuille et effectuer des modifications.

Vous apprendrez également à utiliser les commentaires pour discuter directement d’une information précise dans la feuille, répondre à d’autres personnes, attribuer des tâches et résoudre les conversations lorsqu’une question a été traitée.

Vous découvrirez aussi l’historique des versions afin de comprendre comment un document a évolué et de récupérer des informations antérieures lorsque cela est nécessaire.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• partager une feuille de calcul avec des personnes précises ;

• partager un fichier au moyen d’un lien lorsque cela est approprié ;

• choisir le niveau d’accès adapté ;

• travailler simultanément avec d’autres personnes ;

• créer, répondre, attribuer et résoudre des commentaires ;

• consulter l’historique des modifications ;

• restaurer des versions antérieures ;

• protéger certaines cellules ou plages ;

• établir des pratiques permettant de maintenir le travail collectif organisé.

Partager une feuille ne signifie pas perdre le contrôle. Cela signifie créer un espace dans lequel chaque personne peut participer en fonction de ses responsabilités.

Jusqu’à présent, vous avez appris à enregistrer, organiser, calculer, rechercher et partager des informations.

Dans ce module, vous commencerez à utiliser des outils qui peuvent vous aider à interpréter et communiquer ces informations plus clairement.

Vous apprendrez à créer des graphiques et à choisir le type de visualisation qui représente le mieux ce que vous souhaitez communiquer.

Les données peuvent ainsi devenir des histoires visuelles capables de montrer des tendances, des comparaisons, des avancées ou des différences d’une manière plus facile à comprendre.

Vous apprendrez également à créer des listes déroulantes et des règles de validation permettant aux personnes de saisir des informations de manière plus cohérente.

Par exemple, au lieu d’écrire de différentes façons un même statut, une même catégorie ou le nom d’une même communauté, vous pourrez proposer des options prédéfinies.

Vous découvrirez également la mise en forme conditionnelle, qui permet de mettre automatiquement en évidence certaines informations lorsqu’elles répondent à des conditions précises.

Vous apprendrez à importer des informations depuis d’autres fichiers ou feuilles de calcul et explorerez différentes manières d’utiliser Gemini, lorsque cet outil est disponible, comme soutien pour certaines tâches dans Google Sheets.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• choisir un graphique en fonction du message que vous souhaitez communiquer ;

• créer et personnaliser des graphiques ;

• transformer des données en représentations visuelles ;

• créer des listes déroulantes ;

• utiliser des règles de validation pour améliorer la qualité des données ;

• mettre automatiquement en évidence les informations importantes ;

• importer des informations depuis d’autres fichiers ;

• utiliser des outils d’intelligence artificielle comme soutien lorsqu’ils sont disponibles ;

• vérifier les suggestions générées par l’intelligence artificielle avant de les utiliser.

Pendant l’activité pratique, vous créerez un rapport financier mensuel, en combinant informations, calculs et outils visuels afin de communiquer les résultats plus clairement.

Vous êtes arrivée ou arrivé au dernier module.

Vous avez commencé par saisir votre première information dans une cellule. Vous savez désormais organiser des données, créer des formules, travailler avec de longues listes, collaborer avec d’autres personnes, construire des graphiques et établir des règles qui permettent de maintenir les informations organisées.

L’étape suivante consiste à faire en sorte que tout ce travail puisse être maintenu dans le temps.

Dans ce module, vous apprendrez à créer des modèles réutilisables afin de ne pas devoir recommencer depuis le début chaque fois que vous réalisez une activité similaire.

Vous pourrez créer une structure pour des budgets, des registres, des listes de participantes et participants, des rapports ou des projets que vous pourrez ensuite copier et réutiliser.

Vous apprendrez également à organiser différentes fonctions dans un même fichier. Par exemple, vous pourrez avoir une feuille consacrée aux instructions, une autre à la saisie des informations, une autre aux listes de référence et une autre aux résultats et graphiques.

Vous travaillerez aussi sur l’organisation de vos fichiers dans Google Drive et apprendrez à utiliser des noms clairs pour les fichiers, les dossiers et les différentes feuilles.

L’objectif est de construire des systèmes que d’autres personnes peuvent également comprendre et utiliser.

Une bonne feuille de calcul ne devrait pas dépendre uniquement de la mémoire de la personne qui l’a créée.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• utiliser des modèles existants ;

• créer vos propres modèles réutilisables ;

• créer des copies de travail sans modifier le fichier original ;

• établir des façons claires de nommer les fichiers et les dossiers ;

• organiser vos feuilles de calcul dans Google Drive ;

• séparer la saisie des données des calculs et de l’analyse ;

• maintenir des informations propres et cohérentes ;

• documenter les formules et structures importantes ;

• créer un dictionnaire de données expliquant les informations utilisées ;

• protéger les formules et les éléments qui ne doivent pas être modifiés ;

• créer des copies et des sauvegardes des informations importantes ;

• examiner les autorisations, la propriété des fichiers et les responsabilités ;

• préparer des fichiers que d’autres personnes peuvent comprendre et continuer à utiliser.

Vous réfléchirez également à une question essentielle pour le travail communautaire : qui prend soin de l’information et que se passe-t-il lorsque les personnes changent de rôle ?

Vous pourrez définir qui administre un fichier, qui saisit les informations, qui vérifie leur qualité et qui utilise les résultats pour accompagner la prise de décision.

Comme activité finale, vous construirez votre propre système durable de feuilles de calcul, en réunissant plusieurs des outils découverts tout au long du cours.