Gmail pour un objectif précis : Maîtrisez vos e-mails et organisez votre communication numérique

Dans ce premier module, vous commencerez à regarder Gmail sous un autre angle.

Votre boîte de réception peut être bien plus que l’endroit où arrivent les messages.

Elle peut devenir un espace pour organiser l’information, communiquer avec clarté, protéger votre temps et garder le contrôle sur différents processus de votre travail.

Vous découvrirez certains outils que Gmail propose pour vous aider à travailler de manière plus stratégique : recherches avancées, filtres automatiques, libellés, modèles et fonctionnalités d’intelligence artificielle.

Vous réaliserez également un premier diagnostic de votre boîte de réception afin de comprendre comment vous l’utilisez aujourd’hui et de disposer d’un point de départ pour observer vos progrès.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• reconnaître Gmail comme un outil d’organisation et de communication ;

• identifier des fonctionnalités qui vont au-delà de l’envoi et de la réception de courriels ;

• reconnaître certaines habitudes qui peuvent améliorer votre manière de travailler ;

• identifier comment Gmail peut vous aider à gagner du temps ;

• comprendre son lien avec l’autonomie et la sécurité numériques ;

• reconnaître certaines fonctionnalités d’intelligence artificielle intégrées ;

• observer l’état actuel de votre boîte de réception ;

• définir votre propre point de départ pour le cours.

L’objectif est de commencer à sentir que c’est vous qui décidez comment organiser votre messagerie et quelle place elle occupe dans votre travail.

Une boîte de réception organisée peut vous aider à distinguer rapidement ce qui nécessite votre attention de ce que vous souhaitez simplement conserver.

Dans ce module, vous apprendrez à différencier des actions qui peuvent sembler similaires mais qui remplissent des fonctions différentes : supprimer, archiver et marquer comme lu.

Vous découvrirez également que Gmail vous permet d’adapter l’affichage de votre boîte de réception à vos besoins.

Vous pourrez donner la priorité aux messages importants, afficher d’abord les courriels non lus ou créer différentes sections afin de mieux organiser vos conversations.

Vous travaillerez particulièrement avec les libellés, qui fonctionnent comme des catégories numériques que vous pouvez appliquer selon les projets, les personnes, les thèmes ou les priorités.

Vous découvrirez également l’utilisation des étoiles et d’autres marqueurs pour identifier les messages que vous souhaitez garder à portée de main.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• distinguer entre supprimer, archiver et marquer comme lu ;

• utiliser l’archivage pour conserver une boîte de réception plus claire ;

• explorer différents types de boîtes de réception ;

• créer des libellés ;

• appliquer plusieurs libellés à un même courriel ;

• utiliser des couleurs pour reconnaître rapidement certaines catégories ;

• marquer les messages importants ;

• établir vos priorités de manière plus visuelle ;

• commencer à organiser votre messagerie selon votre propre manière de travailler.

Pendant l’activité pratique, vous organiserez une partie de votre véritable boîte de réception en archivant des messages, en créant des libellés et en marquant les courriels qui nécessitent votre attention.

Organiser ne signifie pas conserver moins d’informations. Cela signifie pouvoir retrouver et comprendre plus facilement ce que vous possédez déjà.

Un courriel est aussi une manière de représenter votre travail, vos idées et votre organisation.

Dans ce module, vous apprendrez à construire des messages faciles à lire et à comprendre.

Vous travaillerez avec quatre éléments essentiels : un objet clair, une formule de salutation adaptée, un corps de message bien organisé et une conclusion accompagnée d’une signature.

Vous apprendrez également à créer une signature professionnelle qui pourra être automatiquement intégrée à vos courriels.

Vous explorerez la différence entre CC et CCI, notamment lorsque vous devez communiquer avec plusieurs personnes tout en protégeant la confidentialité de leurs adresses électroniques.

Vous apprendrez aussi à programmer l’envoi de messages, annuler un courriel immédiatement après l’avoir envoyé et créer des modèles réutilisables pour les communications que vous envoyez régulièrement.

Enfin, vous découvrirez les fonctionnalités de rédaction intelligente et de réponses suggérées, qui peuvent vous aider à gagner du temps sans perdre votre propre voix.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• rédiger des objets clairs et faciles à retrouver ;

• structurer un courriel de manière organisée ;

• utiliser des paragraphes et des listes pour faciliter la lecture ;

• indiquer clairement lorsque vous attendez une réponse ;

• créer une signature professionnelle ;

• utiliser correctement CC et CCI ;

• protéger les adresses électroniques d’autres personnes lorsque cela est nécessaire ;

• programmer l’envoi de courriels ;

• configurer le délai disponible pour annuler un envoi ;

• créer et réutiliser des modèles ;

• utiliser les suggestions de rédaction comme point de départ.

Pendant l’activité pratique, vous créerez votre signature, rédigerez un courriel complet, programmerez son envoi et créerez un modèle.

Parce que communiquer avec clarté est aussi une manière de respecter le temps de la personne qui reçoit votre message.

Au fil des mois et des années, un compte Gmail peut accumuler des milliers de messages.

La solution n’est pas de se souvenir de l’endroit où se trouve chaque courriel.

La solution est d’apprendre à rechercher.

Dans ce module, vous découvrirez comment utiliser la barre de recherche de Gmail de manière beaucoup plus précise grâce aux opérateurs de recherche.

Vous pourrez rechercher par expéditeur, destinataire, objet, date, pièce jointe, type de fichier ou statut du message.

Vous apprendrez également à combiner plusieurs critères pour retrouver exactement ce dont vous avez besoin.

Par exemple, vous pourrez rechercher uniquement les messages envoyés par une personne précise, reçus pendant une période déterminée et contenant également des pièces jointes.

Vous irez ensuite plus loin en apprenant à créer des filtres automatiques.

Les filtres permettent à Gmail d’effectuer certaines actions à votre place chaque fois qu’un courriel reçu correspond à des conditions définies.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• rechercher des courriels selon la personne qui les a envoyés ;

• retrouver les messages envoyés à une personne précise ;

• rechercher des mots dans l’objet ;

• retrouver des courriels contenant des pièces jointes ;

• localiser certains types de fichiers ;

• rechercher des messages selon leur date ;

• retrouver des courriels non lus, suivis ou importants ;

• combiner différents opérateurs de recherche ;

• créer des filtres automatiques ;

• appliquer automatiquement des libellés ;

• archiver ou marquer des messages selon des règles définies à l’avance ;

• réduire le besoin d’organiser manuellement chaque courriel reçu.

Pendant l’activité pratique, vous réaliserez différentes recherches et créerez votre premier filtre automatique.

Une bonne recherche fonctionne comme une carte : elle vous conduit directement vers l’information dont vous avez besoin.

Dans ce module, vous découvrirez comment Gmail peut se connecter à d’autres outils pour vous aider à passer de l’information à l’action.

Vous commencerez par les raccourcis clavier, qui permettent d’effectuer plus rapidement certaines actions fréquentes.

Vous apprendrez également à enregistrer des pièces jointes directement dans Google Drive afin que les documents importants puissent rejoindre votre système de fichiers sans devoir être téléchargés au préalable sur votre appareil.

Vous explorerez ensuite la connexion entre Gmail et Google Agenda.

Vous pourrez transformer les informations contenues dans un courriel en événement et commencer à relier vos conversations à votre emploi du temps.

Vous découvrirez également Google Tasks, qui vous permettra de transformer un courriel en tâche tout en conservant un lien direct vers le message original.

Vous apprendrez aussi à reporter des courriels, afin qu’ils disparaissent temporairement de votre boîte de réception et réapparaissent lorsque vous serez réellement disponible pour vous en occuper.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• activer et utiliser des raccourcis clavier ;

• effectuer plus rapidement certaines actions fréquentes ;

• enregistrer des pièces jointes directement dans Google Drive ;

• créer des événements Agenda à partir d’un courriel ;

• transformer des courriels en tâches ;

• utiliser Google Tasks pour assurer le suivi ;

• reporter des messages jusqu’au moment approprié ;

• utiliser les fonctionnalités de rédaction intelligente et de réponses suggérées ;

• reconnaître les outils de résumé lorsqu’ils sont disponibles ;

• comprendre comment Gmail utilise des systèmes automatiques pour identifier les spams et les messages potentiellement dangereux.

Pendant l’activité pratique, vous connecterez Gmail à Drive, Agenda et Tasks.

Votre boîte de réception pourra alors commencer à devenir bien plus qu’un endroit où arrivent des messages : elle peut devenir un point de départ pour organiser des actions et des engagements.

Votre messagerie contient des conversations, des documents, des contacts et des informations qui peuvent être importantes pour vous comme pour d’autres personnes.

C’est pourquoi apprendre à utiliser Gmail signifie également apprendre à le protéger.

Dans ce module, vous découvrirez les signes fréquents d’un courriel suspect et comprendrez ce qu’est le phishing ou hameçonnage.

Vous examinerez des éléments comme l’adresse de l’expéditeur, les messages qui cherchent à créer un sentiment d’urgence, les liens inhabituels, les demandes d’informations personnelles et les pièces jointes inattendues.

Vous apprendrez également quoi faire lorsque vous recevez un message suspect et quelles mesures prendre si vous avez déjà interagi avec celui-ci.

Le module abordera aussi la création de mots de passe plus sûrs, la validation en deux étapes et la vérification des appareils connectés à votre compte.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• reconnaître les signes fréquents de phishing ;

• vérifier attentivement l’adresse de l’expéditeur ;

• identifier les messages qui utilisent l’urgence ou la pression ;

• vérifier un lien avant de l’ouvrir ;

• agir avec prudence face aux pièces jointes inattendues ;

• signaler les spams et les tentatives potentielles de phishing ;

• réagir face à une possible situation de fraude ;

• créer des mots de passe plus sûrs ;

• éviter de réutiliser le même mot de passe ;

• activer la validation en deux étapes ;

• vérifier les appareils connectés à votre compte ;

• renforcer la protection de vos informations.

Pendant l’activité pratique, vous examinerez la sécurité de votre propre compte.

La sécurité numérique devient alors bien plus qu’un simple réglage technique. Elle devient une habitude quotidienne pour prendre soin de vos informations, de votre travail et de vos communications.

Jusqu’à présent, vous avez principalement travaillé avec les informations qui arrivent dans votre messagerie.

Dans ce module, vous franchirez une nouvelle étape en commençant à organiser le temps lié à ces informations.

Google Agenda fonctionne comme un agenda numérique dans lequel vous pouvez visualiser les réunions, les activités, les dates importantes et différents engagements.

Vous apprendrez à créer un événement et à compléter les informations nécessaires pour que vous et les autres personnes sachiez clairement ce qui va se passer, quand et où.

Vous pourrez ajouter un titre, une date, une heure, un lieu et une description.

Vous apprendrez également à créer des événements récurrents pour les activités qui se répètent régulièrement.

Lorsqu’une réunion implique d’autres personnes, vous pourrez les inviter par courrier électronique et ajouter un lien Google Meet lorsque la rencontre se déroule en ligne.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• créer un événement dans Google Agenda ;

• utiliser des titres clairs ;

• définir une date et une heure ;

• ajouter un lieu ;

• inclure une description contenant les informations utiles ;

• programmer des événements récurrents ;

• inviter d’autres personnes ;

• ajouter des réunions Google Meet ;

• visualiser plus clairement vos engagements ;

• utiliser votre agenda comme outil de préparation et de ponctualité.

Un agenda ne sert pas uniquement à se souvenir des dates.

Il peut aussi vous aider à rendre votre temps visible et à décider comment vous souhaitez l’utiliser.

Une réunion nécessite souvent plus qu’une date et une heure.

Elle peut avoir un ordre du jour.

Une présentation.

Un budget.

Un document de travail.

Le compte rendu d’une réunion précédente.

Ou des ressources que les personnes doivent consulter avant de se retrouver.

Dans ce dernier module, vous apprendrez à connecter Google Agenda à Google Drive afin que ces ressources puissent être accessibles directement depuis l’événement correspondant.

Vous pourrez joindre des fichiers Drive à une réunion et vérifier les autorisations afin de vous assurer que les personnes invitées peuvent y accéder.

Vous apprendrez également à partager un calendrier complet avec d’autres personnes lorsque vous travaillez en équipe.

Vous explorerez différents niveaux d’autorisation afin de décider qui peut uniquement consulter certaines informations et qui peut effectuer des modifications.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• joindre des fichiers Google Drive à un événement ;

• relier des réunions à des ordres du jour, budgets, présentations et autres documents ;

• vérifier si les personnes invitées ont accès aux fichiers ;

• comprendre l’importance des autorisations ;

• partager un calendrier avec d’autres personnes ;

• sélectionner les niveaux d’accès appropriés ;

• vérifier qui a accès à un calendrier ;

• conserver davantage de contrôle sur les informations partagées ;

• connecter documents, temps et collaboration dans un même flux de travail.

Un événement peut ainsi devenir bien plus qu’une date dans un calendrier.

Il peut devenir un point de rencontre entre les personnes, le temps et les informations dont elles ont besoin pour travailler ensemble.