Google Docs pour l'autonomie numérique et le travail collaboratif

Dans ce premier module, vous découvrirez ce qu’est Google Docs et comment il peut vous accompagner dans votre vie quotidienne, votre organisation et votre travail communautaire.

Vous pouvez l’imaginer comme un carnet numérique qui ne se perd pas, dans lequel tout ce que vous écrivez est enregistré automatiquement et peut être consulté depuis différents appareils.

C’est aussi un carnet que vous pouvez partager. Plusieurs personnes peuvent écrire, relire et apporter leur contribution dans un même document, même lorsqu’elles se trouvent dans des lieux différents.

Vous explorerez différentes manières d’utiliser Google Docs pour préparer des comptes rendus de réunions, des déclarations, des propositions, des projets collectifs, des manuels, des listes de tâches et d’autres documents.

Vous apprendrez également différentes façons d’accéder à Google Docs et créerez votre premier document.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• comprendre ce qu’est Google Docs ;

• reconnaître comment il peut soutenir le travail communautaire ;

• accéder à Google Docs de différentes manières ;

• créer un nouveau document ;

• lui donner un nom ;

• commencer à écrire ;

• reconnaître lorsque vos modifications ont été enregistrées automatiquement.

Comme première activité pratique, vous créerez un document dans lequel vous pourrez réfléchir à la manière dont vous souhaitez utiliser Google Docs et aux types de documents que vous aimeriez commencer à créer.

Ce sera votre premier espace d’organisation numérique.

Lorsque vous utilisez un nouvel outil pour la première fois, il est normal de voir des boutons, des menus et des icônes que vous ne connaissez pas encore.

Vous pouvez imaginer cela comme entrer dans une nouvelle cuisine : au début, vous ne savez peut-être pas où se trouve chaque chose, mais après avoir exploré l’espace, tout commence à devenir plus familier.

Dans ce module, vous découvrirez l’interface de Google Docs.

Vous explorerez l’écran principal, où vous pouvez retrouver vos documents récents, ceux que vous avez créés et ceux que d’autres personnes ont partagés avec vous.

À l’intérieur d’un document, vous apprendrez à reconnaître le nom du fichier, l’état de l’enregistrement, les commentaires, l’historique des versions et le bouton de partage.

Vous explorerez également la barre de menus et la barre d’outils, où se trouvent de nombreuses fonctions que vous utiliserez régulièrement.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• reconnaître les principales zones de Google Docs ;

• retrouver vos documents ;

• utiliser la recherche pour localiser des fichiers ;

• reconnaître les principaux menus ;

• identifier les outils les plus couramment utilisés ;

• renommer un document ;

• reconnaître lorsqu’un fichier a été enregistré ;

• utiliser des fonctions de base comme Annuler et Rétablir ;

• commencer à vous déplacer dans Google Docs avec davantage de confiance.

Vous n’avez pas besoin de mémoriser chaque bouton. L’essentiel est de commencer à reconnaître où se trouvent les outils et de savoir où chercher lorsque vous en avez besoin.

Écrire les informations n’est qu’une partie du processus.

Il faut également les organiser afin que d’autres personnes puissent les comprendre facilement.

Dans ce module, vous apprendrez à utiliser la mise en forme pour créer des documents plus clairs, plus accessibles et plus faciles à parcourir.

Vous travaillerez avec le gras, l’italique, les tailles et les types de police, les couleurs et le surlignage.

Vous apprendrez également à utiliser des titres et des niveaux de titres afin de créer une structure claire dans votre document.

Vous découvrirez différentes façons d’aligner le texte, de créer des listes à puces ou numérotées et d’ajuster l’espacement entre les lignes et les paragraphes.

L’objectif n’est pas de décorer un document. Il s’agit d’aider la personne qui le lit à mieux comprendre votre message.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• sélectionner et modifier du texte ;

• utiliser le gras, l’italique et le soulignement ;

• modifier la taille et le type de police ;

• utiliser les couleurs et le surlignage avec intention ;

• créer des titres et des sous-titres ;

• appliquer des styles de titres ;

• organiser l’information à l’aide de listes ;

• modifier l’alignement du texte ;

• ajuster l’espacement entre les lignes et les paragraphes ;

• copier une mise en forme pour conserver une apparence cohérente.

Pendant l’activité pratique, vous créerez un document structuré avec des titres, des paragraphes et des listes, tout en expérimentant différents outils de mise en forme.

Vous découvrirez que donner forme à un document est aussi une manière de prendre soin de la personne qui le lira.

Un document peut communiquer bien plus que des mots.

Dans ce module, vous apprendrez à intégrer différents éléments qui peuvent vous aider à expliquer, organiser et compléter les informations que vous partagez.

Vous pourrez insérer des images, comme des photographies d’activités, des illustrations, des schémas ou des logos.

Vous apprendrez également à travailler avec des tableaux pour organiser des informations en lignes et en colonnes. Cela peut être particulièrement utile pour présenter des accords, des activités, des responsabilités, des dates, des budgets ou des listes.

Vous découvrirez aussi comment utiliser des liens pour connecter votre document à d’autres sources d’information, pages web ou ressources.

Vous travaillerez avec les en-têtes, les pieds de page, les numéros de page et les sauts de page afin de donner une structure plus formelle à vos documents.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• insérer des images ;

• ajuster leur taille et leur position ;

• organiser le texte autour d’une image ;

• créer et modifier des tableaux ;

• ajouter ou supprimer des lignes et des colonnes ;

• utiliser des liens dans un document ;

• créer des en-têtes et des pieds de page ;

• ajouter des numéros de page ;

• utiliser des sauts de page ;

• structurer des documents plus complets et professionnels.

Pendant l’activité pratique, vous créerez un document enrichi combinant du texte, une image, un tableau, des liens et différents éléments de structure.

Vos documents pourront ainsi devenir des outils de communication plus complets pour des rapports, des propositions, des comptes rendus et d’autres supports communautaires.

L’un des principaux avantages de Google Docs est que vous n’avez pas besoin de travailler seule ou seul.

Dans ce module, vous découvrirez comment plusieurs personnes peuvent construire un même document en même temps, même lorsqu’elles se trouvent dans des endroits différents.

Vous apprendrez à partager un fichier et à décider de ce que chaque personne peut faire.

Vous pourrez attribuer différents niveaux d’accès :

Lecteur, lorsqu’une personne a seulement besoin de consulter le document.

Commentateur, lorsqu’elle peut laisser des observations sans modifier directement le contenu.

Éditeur, lorsqu’elle doit participer directement à la construction du document.

Vous apprendrez également à utiliser les commentaires pour discuter de passages précis du texte et le mode Suggestion pour proposer des modifications sans changer immédiatement le contenu original.

Vous pourrez voir comment d’autres personnes travaillent dans le même document en temps réel.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• partager des documents avec d’autres personnes ;

• choisir différents niveaux d’accès ;

• collaborer dans un même document en temps réel ;

• identifier qui travaille dans le fichier ;

• ajouter des commentaires et y répondre ;

• utiliser les commentaires pour accompagner des tâches ou des révisions ;

• proposer des modifications grâce au mode Suggestion ;

• accepter ou refuser des modifications ;

• commencer à consulter l’historique des changements.

Pendant l’activité pratique, vous travaillerez avec une autre personne dans un même document.

Vous découvrirez que Google Docs peut devenir un espace de construction collective, dans lequel plusieurs personnes peuvent contribuer sans perdre le fil du travail commun.

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document, il est important de savoir ce qui a changé, qui a effectué une modification et quoi faire lorsqu’une information est supprimée par erreur.

Dans ce module, vous découvrirez l’un des outils les plus précieux de Google Docs : l’historique des versions.

L’historique des versions fonctionne comme la mémoire du document.

Vous pourrez voir comment il a évolué au fil du temps, identifier qui a effectué certaines modifications et revenir à une version précédente lorsque cela est nécessaire.

Cela vous permet de travailler avec davantage de sérénité : une erreur ne signifie pas que tout le travail précédent est perdu.

Vous apprendrez également à nommer certaines versions afin d’identifier les moments importants du processus.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• ouvrir l’historique des versions ;

• observer comment un document a évolué ;

• identifier qui a réalisé différentes modifications ;

• comparer les changements ;

• récupérer des informations qui ont été supprimées ;

• restaurer une version précédente ;

• nommer les versions importantes ;

• utiliser Annuler et Rétablir ;

• conserver davantage de contrôle sur les documents construits collectivement.

Pendant l’activité pratique, vous créerez différentes versions d’un document, comparerez les modifications et restaurerez une version antérieure.

L’historique des versions peut devenir un outil de mémoire, de transparence et de responsabilité collective.

Il permet de préserver non seulement le résultat final, mais aussi une partie du chemin parcouru pour le construire.

Vous savez maintenant créer, organiser, enrichir, partager et protéger vos documents.

Dans ce module, vous découvrirez des outils qui peuvent vous aider à travailler plus rapidement et de manière plus stratégique, en particulier lorsque vous préparez de longs documents ou réalisez des tâches répétitives.

Vous apprendrez à créer une table des matières automatique en utilisant correctement les styles de titres.

Vous pourrez également créer des signets et des liens internes afin d’aider les personnes qui lisent votre document à naviguer facilement entre ses différentes parties.

Vous découvrirez la saisie vocale, qui vous permet d’écrire en parlant.

Vous explorerez aussi des fonctions permettant de traduire des documents, rechercher et remplacer des mots, utiliser des modèles et travailler lorsque vous n’avez pas de connexion Internet.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• créer des tables des matières automatiques ;

• mettre à jour une table des matières lorsque le document change ;

• créer des signets ;

• insérer des liens vers d’autres sections du même document ;

• utiliser la saisie vocale ;

• traduire des documents ;

• utiliser Rechercher et remplacer ;

• explorer et personnaliser des modèles ;

• travailler avec des documents hors connexion lorsque cette fonction est configurée ;

• utiliser des raccourcis clavier pour réaliser certaines actions plus rapidement ;

• intégrer des outils qui peuvent vous aider à gagner du temps.

Pendant l’activité pratique, vous créerez un document comportant plusieurs sections, une table des matières, des liens internes et différents outils avancés.

Ces fonctions peuvent vous aider à travailler avec davantage d’autonomie, notamment lors de la préparation de rapports, de propositions, de manuels et d’autres documents longs.

Vous êtes arrivée ou arrivé au dernier module de ce parcours.

Vous savez maintenant utiliser les principaux outils de Google Docs. L’étape suivante consiste à faire en sorte que vos documents restent organisés et soient faciles à retrouver et à utiliser dans le futur.

Dans ce module, vous travaillerez sur l’organisation durable de votre espace numérique.

Vous apprendrez à organiser vos documents dans Google Drive à l’aide de dossiers et de sous-dossiers.

Vous développerez également des manières plus claires de nommer vos fichiers afin de pouvoir les reconnaître sans avoir besoin de les ouvrir.

Vous pourrez utiliser des couleurs pour identifier les dossiers, marquer les documents importants comme favoris et utiliser les outils de recherche de Google Drive.

Vous apprendrez également à organiser des modèles réutilisables, à conserver des copies des documents importants et à maintenir un espace numérique propre et fonctionnel.

À la fin de ce module, vous pourrez :

• organiser vos documents dans des dossiers ;

• créer des sous-dossiers pour différents projets ou thèmes ;

• utiliser des noms de fichiers clairs et cohérents ;

• intégrer des dates dans les noms lorsque cela est utile ;

• identifier les dossiers grâce à des couleurs ;

• marquer des documents importants comme favoris ;

• utiliser la recherche pour localiser des fichiers ;

• organiser vos propres modèles ;

• identifier les documents dont vous n’avez plus besoin ;

• conserver des copies de documents importants ;

• accéder à vos documents depuis différents appareils ;

• construire un système d’organisation que vous pourrez maintenir dans le temps.

Comme activité finale, vous examinerez votre propre Google Drive et commencerez à construire une structure d’organisation adaptée à vos besoins.

L’objectif n’est pas de créer un espace parfait.

L’objectif est de disposer d’un système que vous pouvez comprendre, utiliser et maintenir.